Migliorare la qualità di un evento con una differente gestione del tempo
Feb 12th, 2012 | Di Altri | Categoria: Editoriale
Una delle principali preoccupazioni di un qualsiasi organizzatore di eventi è quella di riempire il tempo con sessioni e di evitare lamentele da parte dei partecipanti, che per essere lì in quel momento hanno dovuto pagare e spostarsi per raggiungere la location dove si terrà l’evento.
In realtà, lasciare del tempo libero ai partecipanti, un intervallo dai dieci ai trenta minuti, per poter conversare tra di loro, scambiarsi opinioni sulle presentazioni appena terminate, è di fondamentale importanza per migliorare l’esperienza del partecipante.
“..Ma come, non eri tu che dicevi che bisogna coinvolgere in tutti i modi i partecipanti, estendere i benefici di un evento oltre il tempo stesso in cui si tiene l’evento, abbattere le barriere fisiche creando dei canali di conversazione pre-post evento online?…”.
Favorire la partecipazione vuol dire anche innescare dinamiche non direttamente controllate dagli organizzatori: in questo le non-conferenze, caratterizzate da una bassa o inesistente formalità, dalla scelta di location atipiche, dall’assenza di un approccio top-down tipico delle conferenze tradizionali con speaker/palco e spettatori divisi tra di loro, possono insegnare molto su quanto sia importante il contributo che ogni partecipante, in modo indistinto, può dare all’evento stesso.
Abbiamo bisogno di tempo destrutturato per stare meglio
Lo vediamo sicuramente tra una sessione ed un’altra: tutti con i propri smartphone a leggere messaggi di posta e mail di lavoro o a cercare di creare contatti con persone potenzialmente affini alla propria area di business.
Terminare una sessione lunga e noiosa, con le nostre estenuanti presentazioni in powerpoint, vuol dire vedere nella porta d’uscita della sala meeting, una valvola di sfogo della nostra condizione di passività, di ribellarsi alla stanchezza di rimanere seduti per più di un’ora.
Eppure le ricerche mediche ci dicono quanto sia dannoso passare molto tempo seduti. Come afferma Adrian Segar, intellettuale ed esperto di meeting design di fama mondiale, in media i partecipanti ad una conferenza trascorrono il 99,13% del tempo seduti.
Gli opposti che non si attraggono
Si riscontra anche una tendenza da parte dei presenti a fare networking con persone dello stessa area professionale: educatori con altri educatori, sviluppatori con altri sviluppatori, consulenti legali con altri consulenti legali, addetti marketing con altri addetti marketing e così via. E’ comprensibile o meglio è rassicurante conoscere, creare relazioni con persone con gusti, interessi, attività simili alle nostre.
Paul Ingram e Micheal Morris della Columbia University hanno pubblicato nel 2008 una ricerca davvero interessante in cui si attesta quanto i maggiori desideri dei top manager aziendali che partecipano ad un evento siano quelli di conoscere persone le più diverse possibili. Desideri che si scontrano con la realtà di cercare la più vasta omogeneità possibile nelle relazioni costruite in un determinato ambiente.
I due ricercatori concludono ironicamente “una maggiore diversità umana in un determinato ambiente porta necessariamente ad una minore diversità personale”.
Il ruolo di un organizzatore è quello di:
* facilitare l’attività di networking con persone che NON provengono dalla stessa area lavorativa;
* favorire l’apprendimento dei partecipanti stabilendo di “tagliare” le presentazioni in parti più piccole divise da una pausa;
* innescare la conversazione sui punti discussi nelle presentazioni tra persone di origine professionale differente dalla propria in modo da avere punti di vista differenti.
L’Autore
Gianluca Abbadessa
Dopo la laurea in Scienze Politiche Relazioni Internazionali ed un Master In Marketing & Congress Management a Londra, matura la sua prima importante esperienza professionale come addetto organizzazione eventi all’interno di un prestigioso centro congressi romano agli inizi del 2007. Collabora successivamente con una importante agenzia di web marketing in qualità di addetto stampa online curando la comunicazione e le pubbliche relazioni per società di eventi e consulenza.
Riveste il ruolo di Junior Account Manager per una società IT di servizi di gestione documentale fino agli inzi del 2009.
Dal 2009 è tech content specialist per Madeincongress, primo portale online della meeting industry.
Svolge attività di consulenza a vario livello per lo sviluppo di progetti di business online.
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