RIUNIONI EFFICACI IN AZIENDA: QUALCHE TRUCCO PER OTTIMIZZARE TEMPI E RISULTATI

Feb 3rd, 2016 | Di Altri | Categoria: Editoriale


“Si può facilmente dedurre l’andamento di un’Azienda dal numero di riunioni che vi si svolgono: più il numero è alto, peggiore è il conto economico dell’impresa”. Un detto che contiene una radice di verità.

Di solito accade che le riunioni siano viste come la strada naturale del management che cerca in tutti i modi di cogliere, dal trust delle menti pensanti, l’idea vincente per risolvere problemi. In realtà le riunioni funzionano con le dinamiche del gruppo. Dinamiche chespietatamente soggiaciono a regole imposte dal nostro essere umani e gregari. Le idee non si formano o non vengono esplicitate oppure la riunione non fa altro che ratificare lo status quo.

Vediamo i tre principali meccanismi che determinano l’inefficacia (o la parziale efficacia) della riunione aziendale:
Chi indice la riunione è in grado di influenzare fortemente, per il ruolo che riveste, il gruppo delle persone coinvolte: il ben noto esperimento di Asch sul conformismo ne è la rappresentazione. Questo meccanismo si esplicita nel fatto che se un leader (o un capo) esprime un’opinione o un’idea, tutti involontariamente gli vanno dietro. E l’effetto “confronto costruttivo” è annullato.

Il secondo meccanismo deleterio della riunione è che, se questa non è moderata oppure organizzata nel modo giusto, prendono la parola i più sicuri di sé o i più spigliati, mentre le idee o i progetti portati da persone che non amano mettersi in vista rimangono inascoltati o addirittura inespressi. E non è detto che i più comunicativi abbiano idee migliori degli altri.

Il terzo meccanismo riguarda la naturale propensione delle persone a fare gruppo o ad aggregarsi per omogeneità di ruolo o di pensiero. Questo porta alla creazione automatica di sottogruppi e di “portavoce” di gruppo che si fanno carico delle istanze di tutti ma non del pensiero dei singoli individui che non sentono più l’esigenza di intervenire quand’anche le idee espresse dal portavoce non siano precisamente quelle che il singolo voleva rappresentare.

Come uscire da questi problemi?
La soluzione alla prima dinamica del gruppo è che chi indice la riunione parli per ultimo. In questo modo non si crea nessun effetto conformistico o di piaggeria.
La seconda soluzione è quella della creazione di una lista degli interventi e la moderazione della riunione da parte di una persona che dia la parola a turno a tutti i partecipanti.
La soluzione al terzo meccanismo si può trovare nell’attenta pianificazione e nell’assegnazione dei posti al tavolo riunione secondo una lista prestabilita (come avviene nelle cene di matrimonio). Chi guida l’azienda conosce i gruppi e i loro interessi o istanze e quindi può spezzare l’aggregazione automatica prima ancora che si espliciti.

Autore:
Mario Bonelli – Formatore, Consulente e Mental Coach negli ambiti: Comunicazione, Management e Change Management
www.mariobonelli.it

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