Documentazione in tempo reale per i partecipanti ad un evento, a cura di Giorgio Vizioli

Nov 21st, 2021 | Di Redazione | Categoria: CATEGORIA B, Comunicazione, Relazioni Pubbliche


In occasione di un convegno o di un congresso, cosi come di una conferenza o tavola rotonda, è un prezioso servizio per i partecipanti. Ma occorrono professionisti (redattori) intelligenti e veloci. Ne possono bastare due, ma con tre viene meglio.

Vediamo di cosa si tratta. Occorrono tre computer e una stampante situati immediatamente fuori dalla sala del convegno. Mentre parla il primo relatore, il primo redattore sta in sala, ascolta la relazione, prende appunti e, appena l’intervento è terminata, va al pc e inizia a scrivere il sunto.

Nel frattempo, durante la seconda relazione, l’altro giornalista fa lo stesso e a sua volta, quando lo speaker finisce il suo intervento, va al computer e inizia a scrivere il resoconto.

E così via: una relazione a testa, fino alla fine dei lavori. In questo modo, a fine convegno, i partecipanti, uscendo dalla sala, troveranno a loro disposizione tutti gli interventi riassunti e stampati.

Ovviamente, gli stessi testi saranno loro inviati per posta elettronica, e salvati sul sito del convegno o della società organizzatrice. Ma la possibilità di disporre delle sintesi delle relazioni, redatte in tempo reale e presentate in bella forma al termine del workshop, costituisce un notevole valore aggiunto: i partecipanti infatti potranno leggere i testi sulla via del ritorno, con una attenzione e una concentrazione molto maggiore.

Per fare questo lavoro, si diceva, bastano due redattori, dinamici e ferrati sull’argomento del convegno. L’unico problema che si può presentare è che uno degli interventi sia particolarmente breve e che il writer che nel frattempo sta scrivendo la sintesi di quello precedente debba rientrare in sala senza avere il tempo di terminare il proprio riassunto.

Per questo, è meglio che i redattori siano tre, in modo che tutti abbiano il tempo necessario di terminare il proprio lavoro. L’ideale (ma non è indispensabile) è la presenza di un quarto professionista, che rilegga i testi prima che siano stampati, correggendo eventuali refusi e sistemando eventuali passaggi non chiari.

Insomma, bisogna allestire una piccola redazione, ma il risultato è un servizio di grande utilità e di fortissimo impatto dal punto di vista dell’immagine, sia per un evento di carattere strettamente professionale sia per un incontro di ampio respiro e grande prestigio.

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Giorgio Vizioli
Comunicatore e Giornalista, dal 1990 titolare dell’Agenzia Studio Giorgio Vizioli & Associati di Milano (www.studiovizioli.it), ha ricevuto il Premio “Ufficio Stampa di Eccellenza 2019” del GUS (Giornalisti Uffici Stampa) Lombardia
Membro del Comitato Direttivo del ClubMC
giorgio.vizioli@studiovizioli.it

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