Il fattore esperienziale: 4 tecniche low cost per valorizzare gli eventi corporate

Lug 25th, 2021 | Di Redazione | Categoria: CATEGORIA B, Comunicazione, Relazioni Pubbliche


Nell’era della tecnologia – quella dei webinar, dello streaming e della comunicazione immersiva – qual è ormai il valore aggiunto di un evento reale? Dove risiede la sua competitività rispetto a un più economico e meno complicato evento virtuale? Che differenza c’è fra andare a un evento di persona o seguirlo da remoto?
La risposta è “l’esperienza del partecipante”.

È questo l’elemento ultimo che differenzia e qualifica l’evento reale rispetto a quello virtuale: l’esperienza aggregativa produce comunicazione, relazioni, apprendimento – e quindi business.

Per “competere” con gli eventi virtuali, gli eventi reali devono quindi – oggi più che in passato – valorizzare l’esperienza del partecipante per generare un impatto e dimostrare un ritorno.

A suggerire come incrementare la componente esperienziale degli eventi aziendali è l’esperta di digital per agenzie di eventi Jenalee Anderson, che su LinkedIn propone 4 tecniche “molto semplici”, dice lei, e “molto low cost”. Eccole.

1) Se il grande capo accoglie personalmente i partecipanti

La tecnica è efficace soprattutto nel caso di aziende grandi o con più sedi, i cui dipendenti magari non hanno mai avuto l’occasione di incontrare personalmente il presidente, l’amministratore delegato o un’altra figura di spicco del management.

E poiché non tutti hanno il coraggio attaccare discorso con il grande capo durante il coffee break (e non tutti i grandi capi si mischiano ai dipendenti nel foyer), l’essere accolti e salutati personalmente con una stretta di mano e avere l’occasione di presentarsi può essere per i partecipanti un’opportunità e un plus esperienziale da non sottovalutare.

2) Lasciare tempo e spazio al team building spontaneo

Non tutti i momenti dell’evento devono essere riempiti fino all’orlo di contenuti o attività strutturate. Anzi. La convention aziendale è spesso l’unica occasione che dipendenti, agenti, clienti, partner hanno di incontrarsi fra loro e con gli altri fuori dal contesto d’ufficio.

Quindi niente panico se la sessione plenaria termina prima del previsto e manca ancora un’ora alla cena: è il momento buono per il “team building” spontaneo. Per facilitarlo, gli organizzatori possono allestire sale o spazi con divani e poltrone, tavoli da ping pong, mazzi di carte o biliardini, dando modo ai partecipanti di interagire a un livello diverso da quello puramente lavorativo.

3) L’esperienza del posto a sedere in sala

Diversamente dalla partecipazione da remoto, la partecipazione “live” a un evento include i fattori “sala dove si svolge l’evento” e “posto a sedere”, entrambi esperienziali per definizione.

Come ben sanno gli organizzatori l’allestimento della sala non è solo forma, ma anche strumento per raggiungere l’obiettivo, e la configurazione dei posti a sedere influenza il punto di vista e perfino l’atteggiamento del partecipante.

Social Tables, specializzata proprio nel trovare il giusto design per ogni obiettivo, dà le sue specifiche indicazioni. Eccole:

È parte dell’esperienza dell’evento ed è un fattore che influenza il benessere, l’attenzione e il coinvolgimento del partecipante. Quello del posto a sedere in sala è un tema affatto banale, ma spesso poco considerato dagli organizzatori, che tendono a focalizzarsi sui mille aspetti dell’evento ritenuti più importanti. Eppure, un posto non vale l’altro: personalità diverse si trovano a proprio agio in collocazioni diverse, e meeting con obiettivi diversi necessitano di configurazioni delle sedute diverse.

Sessione plenaria vs meeting di gruppo
A sostenere che tutto cominci dal posto a sedere è un post di Kate Bartlett sul blog di Social Tables, la quale distingue fra due casi principali: quello della sessione plenaria di un evento, dove la finalità è trasmettere obiettivi, conoscenza e spirito di squadra, e quello di un meeting per un gruppo limitato di persone, dove invece obiettivi, conoscenza e spirito di squadra sono creati attraverso la discussione e il dibattito.

La libertà di scelta determina l’esperienza
Nelle sessioni plenarie, grandi o piccole che siano, i partecipanti devono essere a proprio agio nella sala dei lavori per poter dedicare attenzione ai contenuti dell’evento, spiega la Bartlett. E se l’audience è composita occorre fare in modo che ognuno possa ascoltare il messaggio nel modo che gli è più consono e che più risponde alle proprie caratteristiche personali.

Perché cià accada bisogna lasciare ai partecipanti libertà di scelta su dove sedersi: non solo nel senso di quale poltrona, ma anche di quale tipologia di seduta.

Il posto ideale per gli introversi e per gli estroversi
Il mondo, dice la Bartlett, si divide in estroversi e introversi: gli estroversi sono influenzati dall’ambiente che li circonda, sono socievoli e a proprio agio anche in situazioni nuove, sono energici e dinamici nelle relazioni con gli altri. Sono le persone che scelgono di sedersi in prima fila, nelle posizioni più visibili, e che prediligono le configurazioni “lounge” per condividere il divano e lo spazio con qualcun altro.

Gli introversi, invece, non subiscono il fascino dell’ambiente esterno e meditano ogni decisione, anche quella di dove sedersi. In una sessione di contenuti sono quelli che prendono appunti per assorbire meglio le informazioni e che tendono a cercare postazioni con tavolo e sedia, dove lo spazio personale è ben delimitato, evitando accuratamente il divano condiviso. Per questo, è la tesi, offrire ai partecipanti il tipo di posto che è loro più congeniale contribuisce fin da subito a influenzarne positivamente l’esperienza.

Il posto a sedere può stimolare aggressività o collaborazione
Diverso il caso dei meeting di gruppo, dove la configurazione delle sedute e il posto occupato al tavolo di lavoro influenzano le modalità di partecipazione delle persone.

Per esempio, indica la Bartlett, studi di psicologia sostengono che chi siede a capotavola tende ad assumere un atteggiamento di leadership. Tavoli quadrati sono ritenuti adatti per sessioni di dibattito o negoziazione dove un po’ di piglio è necessario, perché posizionarsi direttamente di fronte a qualcun altro “isola” dagli altri e stimola gli aspetti più “combattivi” delle persone.

Se l’obiettivo del meeting è invece generare collaborazione, discussione e team building la soluzione migliore è sedere intorno a un tavolo rotondo: nessuno ha un posto “di potere”, non ci sono lati di contrapposizione e le persone siedono l’una accanto all’altra senza soluzione di continuità.

Per valorizzare l’evento occorre quindi elaborare un concept di allestimento fuori dagli schemi che abbia un impatto sull’esperienza dei partecipanti.

4) Qualcosa di inaspettato da condividere

L’elemento sorpresa è uno degli strumenti più efficaci per generare relazione e condivisione, fattori che a loro volta costituiscono l’ossatura e il senso ultimo dell’evento come esperienza. La sorpresa deve essere inaspettata e non figurare quindi nel programma.

Un certo tipo di personalizzazione, un ospite inatteso, una celebrità, un “colpo di scena”, un effetto speciale: ogni organizzatore saprà certo pensare a cosa può veramente sorprendere la propria platea.

I partecipanti condivideranno lo stupore, la sorpresa darà loro di che parlare ben oltre la conclusione dell’evento.

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