La nuova stagione dei congressi medico-scientifici

Il cambiamento è la cifra più evidente dell’evoluzione dei congressi medico-scientifici di questi anni. Per il settore che ha saputo adottare la filosofia del “show must go on” sin dai primi momenti dell’emergenza sanitaria, il divenire è stata la prima condizione necessaria per non venire meno al ruolo che lo riconosce come comparto trainante di tutta la meeting industry. Sono i dati che “storicamente” lo indicano come tale: vale la pena ricordare che secondo quelli di ICCA (International Congress and Convention Association) nel 2018 i congressi medici sono stati il 17% di tutti quelli organizzati nel mondo.

Tre anni e una pandemia dopo, nel 2021, il report rilasciato dall’associazione, che ha esaminato 8mila eventi programmati lo scorso anno, mostra come il numero di congressi associativi digitali e ibridi è raddoppiato, ma soprattutto come le attività sono cresciute del 30% mentre le cancellazioni sono scese dal 61% al 31%.

I congressi medici si sono evoluti sotto la spinta di un’accelerazione che è stata in primis quella tecnologica, ma non solo. Dal modo di comunicare a quello di produrre contenuti, dalla fruizione al ritorno degli incontri in presenza, il “new normal” cosiddetto è sinonimo di nuove consapevolezze. 

E mentre il 2022 sta scorrendo a ritmo sostenuto “a recupero” di quello che nonostante il digitale non si è potuto fare durante gli stop imposti dal Covid-19, la pianificazione dei prossimi anni dà indicazioni sul prossimo futuro. Cosa conterà di più nel comparto medical-pharma? Quali cambiamenti influiranno sull’organizzazione dei congressi medico-scientifici e sulla formazione da qui in poi? A queste e a molte altre domande rispondono alcuni dei protagonisti ed esperti di questo settore. 

Le community internazionali riscoprono la presenza 

“Oggi ci troviamo a organizzare nello stesso periodo gli eventi del 2020, 2021 e 2022, mentre procede anche la pianificazione per i prossimi anni. Ci sono però delle differenze tra le dinamiche dei piccoli eventi, ossia quelli che arrivano a 100, massimo 200 persone, e quelle dei grandi congressi nazionali e internazionali” spiega Monica Sellari, amministratore delegato di MZ Events

A cambiare sono prima di tutto le esigenze del cliente. “La prima richiesta è quella di potere avere, soprattutto per i congressi medici internazionali, sia la modalità in presenza che virtuale, ossia un format ibrido. Da un certo punto di vista è comprensibile, si tratta di un format per certi versi allettante, inclusa la possibilità di potere ridurre le spese da parte del congresso per relatori e partecipanti. Ma stiamo comunque notando che, ad eccezione della componente asiatica che ancora riscontra difficoltà di spostamento, le persone adesso sono ben disposte ad affrontare viaggi anche a lungo raggio. Dal nostro canto cerchiamo  di proporre format in presenza e stiamo decisamente incontrando l’approvazione dei nostri clienti. Pubblicizziamo prima di tutto l’evento in presenza e secondo le esigenze, vicino alla data del grande congresso, apriamo le iscrizioni da remoto, magari solo per alcune sessioni, ovviamente con quote di partecipazione diverse.  Ma devo dire che, soprattutto per gli eventi nazionali, e non solo, c’è davvero tanto desiderio di tornare a incontrarsi. Per questo tipo di eventi, anzi, il numero di partecipanti in presenza è aumentato, mentre sono pochissime le richieste di format ibridi, anche perché, tutto sommato, i costi da sostenere non sono certo indifferenti” continua Sellari.

Le comunità scientifiche riconoscono l’importanza dell’incontrarsi in presenza: la condivisione di esperienze e informazioni è un’esigenza insostituibile, che però non impedisce di approfittare di nuove abitudini, ormai convalidate. “C’è sempre, dove necessario, la possibilità di registrare un relatore che per diversi motivi non può essere in presenza, così come che intervenga in streaming. Questo è molto utile e avviene, oltre che per i relatori, magari per ministri e altri esponenti istituzionali ed è a mio parere una delle modalità che resterà anche in futuro. 

L’eredità digitale della pandemia è invece forse più forte sui piccoli eventi, che magari con budget ridotti e per modalità di fruizione, continuano a proporre l’online. “La tendenza anche in questo caso non è più quella di sostituire il format in presenza con quello digitale, ma semmai di affiancargli. Si tratta perlopiù, in ambito formativo, di webinar di poche ore a cui si può abbinare una FAD asincrona successiva, mentre sono tornati in presenza anche gli eventi formativi di una giornata a livello regionale”. 

Dopo la pandemia, la possibilità di scegliere

Il cambiamento principale è sicuramente racchiuso nel cambio di approccio all’utilizzo della tecnologia per Maddalena Milone, CEO di Meeting Planner. “Di fronte al divieto di incontrarsi in presenza si è fatto maggior ricorso agli eventi a distanza e quindi a tutte le tipologie correlate” spiega Milone. 

Nel suo libro Gli eventi: dalla progettazione all’organizzazione edito da Franco Angeli, con le co-autrici Morena Paola Carli e Maria Cristina Terenzio ha tracciato una classificazione degli eventi online che devono essere considerati con un proprio design, una propria programmazione, una tempistica dedicata e così via. 

“La prima decisione da prendere oggi quando si decide di organizzare un evento è se tenerlo in presenza oppure online, in base allo scopo, alle finalità e agli obiettivi degli stakeholder coinvolti. Oggi possiamo scegliere e, se è vero che la tecnologia non potrà mai sostituirsi al contatto umano e alla potenza delle relazioni che grazie agli eventi si sviluppano, di certo non possiamo non considerare chi ancora non può viaggiare (pensiamo agli eventi internazionali), oppure i soggetti fragili o semplicemente chi non si sente ancora sicuro. Credo che l’ibrido resterà ancora per un po’ di tempo una buona occasione per realizzare quell’inclusione e quella connessione insita negli eventi. La grande sfida resta la possibilità di coinvolgere tutti i partecipanti allo stesso livello, on site e online. È una grande occasione di sviluppo a mio avviso e bisognerà continuare a lavorare con le tecniche di design, studiare e applicare creatività per favorire sempre di più l’inclusione e l’uguaglianza” sottolinea Milone.

Resta che non esistono format più innovativi di altri, bensì format efficaci, che permettono cioè di raggiungere lo scopo dell’evento, la sua finalità e gli obiettivi degli stakeholder. “Solo con un design specifico per ogni evento possiamo produrre innovazione, cambiamento e risultati. Se abbiamo ben chiaro dove stiamo andando possiamo stabilire come andarci e quale strada percorrere, e questo tocca a noi designer: stabilire cosa deve accadere affinché si realizzi il cambiamento atteso. Per questo continuo a dire ai miei clienti e ai miei studenti che l’evento è un mezzo, non è esso stesso il fine dell’incontro e se non ne abbiamo ben chiaro “il perché” sarà l’ennesima occasione sprecata. Noi siamo quelli che fanno accadere le cose, esserne consapevoli è un grande privilegio” conclude Milone. 

Formazione più accessibile con la tecnologia

Nello scenario degli congressi medico-scientifici internazionali la digitalizzazione è entrata come canale parallelo e non sostitutivo per BT Congress, mentre “per i corsi di formazione, laddove non siano presenti attività pratiche, è plausibile pensare che l’online abbia sostituito o sostituirà in maniera permanente i corsi residenziali rivolti a un pubblico estero” spiega la CEO Maria Grazia Vacca. In particolare per la formazione medico-scientifica per esempio: “L’accelerazione portata dal lockdown sull’utilizzo della formazione in video ha determinato inoltre una drastica semplificazione dei sistemi di collegamento da sala operatoria. Una tecnologia che sino a tre anni fa era ancora estremamente complessa e costosa risulta ormai abbastanza accessibile, permettendo un’ampia diffusione anche di corsi di chirurgia con sessioni ibride, live/registrate” conclude Maria Grazia Vacca. 

Personalizzazione e multicanalità

“Ciò che viene richiesto oggi è una maggiore reattività e flessibilità proprio perché il mondo è diventato molto più veloce e mutevole” spiega Roberta Semino, General Manager Sales & Marketing Director di Chorus Group. “Si sono rese necessarie quindi nuove modalità formative basate su tecnologie innovative e su format metodologici unici e sempre più customizzati. Stiamo vedendo l’affermarsi di nuovi modelli di formazione blended, proprio perché flessibili e personalizzabili. L’obiettivo principale è che il medico possa autonomamente gestire tempi e modalità di fruizione della formazione sulla base delle sue reali necessità di aggiornamento professionale”. 

Anche le modalità di comunicazione degli eventi medico-scientifici sono cambiate. “Questa nuova era digitale ha portato a una forte spinta nella comunicazione, rendendola sempre più ingaggiante e reattiva. Le nuove tecnologie, poi, hanno favorito l’immersione e l’interazione dei partecipanti agli eventi. È importante strutturare strategie comunicative in una logica multicanale che presidi più touchpoint possibili” conclude Semino.

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Nuovi percorsi di formazione e come si comunicano oggi 

Secondo Matteo Bruno Calveri, rappresentante “Provider ECM” Federcongressi&eventi, dopo i due anni di pandemia durante i quali il settore congressuale è stato uno dei più duramente colpiti dai provvedimenti per contenere il contagio, la ripresa è sotto gli occhi di tutti. “Stiamo assistendo al grande ritorno degli eventi in presenza anche se c’è un nuovo format sempre più ricercato: il phygital, i cosiddetti eventi ibridi, con quote di partecipazione in presenza e altre da remoto”.

“Come il format, così anche la comunicazione è cambiata rispetto alla pre-pandemia. I social network, LinkedIn su tutti, sono sempre più utilizzati dai Provider, dalle aziende farmaceutiche, dagli stakeholder e dalle istituzioni sia pre sia post evento. I social, infatti, sono diventati un canale privilegiato non solo per promuovere l’evento ma anche per compiere i report e diffondere i contenuti emersi. Rimanendo sempre nell’ambito della comunicazione, va evidenziato anche il cambio di utilizzo delle Dem (direct email marketing). Se prima della pandemia erano inviate quasi esclusivamente con obiettivi di marketing oggi, invece, sono sempre più impiegate per proporre eventi e aggiornare il personale su nuovi approcci terapeutici, clinici e linee guida”.

“Anche a livello di contenuti stiamo assistendo a un grande evoluzione. Alla luce anche di quanto previsto dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza si stanno sviluppando nuovi percorsi di formazione. La sanità digitale, la telemedicina, il digital patient journey e la gestione del paziente dal punto di vista manageriale sono argomenti sempre più richiesti” conclude Calveri.

E anche per quanto riguarda le prospettive in ottica di Educazione Medico Continua, secondo Calveri si punta sulla qualità. “Sicuramente ci aspetta sia una maggiore qualità in termini di programmi scientifici erogati sia una maggiore attività di corsi in presenza e ibridi. E, chiaramente, la tanto attesa riforma del sistema ECM. Proprio in quest’ottica l’impegno di Federcongressi&eventi attraverso GIFES-Gruppo Italiano Formazione ECM in Sanità consiste nel rafforzare la coesione e l’unità di intenti tra gli stakeholder del settore per un miglioramento del sistema ECM in termini sia di qualità di formazione erogata sia di perfezionamento dell’intero processo” conclude Calveri.

Un nuovo mindset per nuove esigenze

L’apporto delle nuove tecnologie e i recenti sviluppi del digitale hanno sicuramente contribuito al miglioramento dei sistemi di formazione e aggiornamento, soprattutto in ambito medico scientifico secondo Susanna Priore, presidente di ECM Quality Network

“È molto importante notare che queste innovazioni possono sortire effetti diversi in relazione alla capacità di coinvolgimento e di interazione che si riesce a creare con i partecipanti. La ripresa degli eventi congressuali in presenza, deve quindi attenzionare gli addetti ai lavori nella ricerca di format innovativi che riescano a garantire la fruibilità dei contenuti per il massimo livello di apprendimento. Quindi, l’evoluzione di questo comparto, deve partire da un nuovo mindset che miri a sviluppare coinvolgimento, sostenibilità e trasversalità degli argomenti. Bisogna puntare a nuove forme di cultura che tengano conto delle nuove esigenze nate dai nuovi scenari e che sappiano stimolare il cambiamento per gestire un futuro sempre più imprevedibile” spiega Priore.

Se l’Educazione Medico Continua durante tutti questi anni ha contribuito a diffondere i concetti della medicina basata sull’evidenza “questo paradigma, da solo, risulta oggi in parte limitante rispetto alla necessità di trovare risposte efficaci a problemi nuovi in tempi rapidissimi” secondo Priore. “Occorre  – continua Priore – sviluppare un maggiore focus sulla “real life” ampliando la comunicazione scientifica tra i centri di ricerca e il territorio, ed è in questo “spazio” che vanno ricercate le nuove soluzioni formative ai nuovi scenari. La pandemia Covid 19, pur essendo stata gestita in maniera adeguata, ha messo in evidenza una serie di problematiche all’interno della nostra organizzazione sanitaria. Il PNRR mira a nuovi modelli organizzativi e gestionali che implementino la medicina del territorio e garantiscano la continuità assistenziale. Quindi gli obiettivi formativi ECM dei prossimi anni saranno principalmente orientati a una nuova governance clinica e manageriale dell’intero comparto”.

 

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