On line oppure off line, i business meeting sono sempre up to date - Relazioni Pubbliche in pillole a cura di Giorgio Vizioli

Feb 3rd, 2021 | Di Redazione | Categoria: CATEGORIA B, Comunicazione, Relazioni Pubbliche


Anche in tempi di smartworking (anzi forse in misura maggiore), l’esigenza e l’abitudine di convocare riunioni rimane molto diffusa. Forse troppo.

In remoto come in presenza, infatti, le riunioni si susseguono back to back, ossia una dopo l’altra, e a volte portano via del tempo che potrebbe essere utilizzato meglio.

Prima di convocare una riunione, quindi, è bene porsi tre domande: questa riunione è veramente utile? Se non venisse convocata cosa cambierebbe? Questa riunione può essere sostituita da qualcos’altro?

Cerchiamo di capire, prima di tutto, quando è opportuno e conveniente convocare una riunione, mettendone a fuoco lo scopo.

Gli obiettivi di una riunione possono essere molteplici: comunicare o, al contrario, raccogliere informazioni, scambiare e condividere idee e opinioni, prendere decisioni, accordarsi su determinata questione.

Una precisa definizione degli obiettivi è fondamentale per mantenere il controllo della discussione, senza perdere tempo e rischiando di creare problemi inutili e imprevisti.

In fase di preparazione, è importante individuare un titolo che consenta ai partecipanti di avere un’idea chiara dell’argomento. Anche la scelta delle persone da invitare è importante.

I criteri base sono costituiti dalla qualità e dalla quantità di informazioni che ognuno può apportare alla discussione, dalla sua esperienza, dal suo potere decisionale, dalla sua autorevolezza, dal ruolo dinamico che è in grado di svolgere nel gruppo. Il numero dei partecipanti non dovrebbe superare la dozzina.

Va poi messo a punto un ordine del giorno, e conseguente piano di lavoro, con la definizione preventiva dell’ordine cronologico, del tempo complessivo a disposizione (time budget) e di quelli da dedicare a ogni argomento e dell’orario di chiusura (dead line).

La convocazione deve anche spiegare i motivi della riunione e soprattutto le aspettative sui risultati da parte di chi la convoca. I partecipanti devono essere informati su chi sarà il conduttore.

Gli inviti vanno inoltrati con un anticipo che permetta ai partecipanti di liberare e bloccare le rispettive agende e di prepararsi alla discussione. Può essere utile fare circolare preventivamente un kit di dati, per facilitare l’informazione di base del gruppo.

In caso il tempo previsto sia superiore a un’ora, sarà bene prevedere una pausa (da comunicare a inizio lavori).

I primi cinque minuti sono determinanti per il successo della riunione ( meeting) e soprattutto per definire il clima che caratterizzerà tutto l’incontro. E questo potere è nelle mani del conduttore, che deve avere doti di serena tranquillità, naturalezza, motivazione, orientamento al risultato, pensiero positivo, flessibilità, concentrazione e anche senso dell’umorismo.

Se i partecipanti non si conoscono, sarà necessario fare un giro di tavolo perché ognuno si presenti. Inoltre, sarà nominato un segretario verbalizzatore della discussione, per prendere nota di tutto quanto si dice e redigere il meeting report. Per questo occorre una persona che abbia capacità di ascolto, sintesi e buona scrittura.

Giorgio Vizioli
Comunicatore e Giornalista, dal 1990 titolare dell’Agenzia Studio Giorgio Vizioli & Associati di Milano (www.studiovizioli.it), ha ricevuto il Premio “Ufficio Stampa di Eccellenza 2019” del GUS (Giornalisti Uffici Stampa) Lombardia
Membro del Comitato Direttivo del ClubMC
giorgio.vizioli@studiovizioli.it
www.studiovizioli.it

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