Organizzazione di Eventi (16): Manuale a cura di Danilo Arlenghi

Settima fase : Valutazione ROI – controllo e relazione conclusiva

L’evento, in quanto veicolo a disposizione delle aziende per trasmettere messaggi, deve costantemente competere con altri media e con altri progetti di comunicazione nella dura battaglia di ripartizione dei budget aziendali.

Per questo motivo è necessario dimostrare che questo strumento è il “migliore” a disposizione delle aziende per sviluppare strategie che comunicazione proficue e diversificate.

Il processo di valutazione dell’evento diventa quindi occasione per documentare il valore aggiunto che il progetto realizzato è riuscito a sviluppare in termini di obiettivi prefissati.

L’evento sviluppa effetti tangibili ed intangibili. Mentre i primi sono facilmente misurabili, grazie al ricorso d’indicatori che ne esprimono la loro efficienza, gli altri sono difficili da valutare, ma devono comunque essere presi in considerazione nella stesura del rapporto di valutazione al termine dell’evento.

E’ dunque fondamentale che tale valutazione non consideri solo gli strumenti contabili piuttosto che tenga ben presenti altre variabili come: il numero dei contatti raggiunti, l’impatto del piano di comunicazione, il valore della location, le varie attività di pubblicità, i contenuti ed il grado d’influenza.

La valutazione non avviene però solo in fase conclusiva dell’evento, ma metodi idonei per il monitoraggio e la raccolta sistematica di dati dovranno essere sviluppati anche prima e durante in modo da potervi apporre eventuali cambiamenti/miglioramenti in fase di realizzo.

Infine i metodi di valutazione possono essere sostanzialmente suddivisi in due categorie: metodi quantitativi e metodi qualitativi.

I primi possono generalmente essere realizzati usando come strumento di misurazione un questionario che verrà distribuito ai partecipanti durante l’evento o attraverso un’indagine telefonica a posteriori in cui possono essere richieste informazioni di tipo quantitativo.

Il vantaggio di questi metodi di valutazione è quello di essere facili e rapidi da gestire, ma il loro svantaggio è quello di essere troppo generalizzanti ed impersonali.

I metodi qualitativi sono basati sull’organizzazione di focus group durante i quali vengono condotte interviste vis-à-vis, durante le quali gli intervistati vengono incoraggiati a rispondere con le proprie parole. Con questo tipo di metodo aumenta il grado di libertà di espressione da parte del pubblico rendendo il tutto più personale e veritiero, ma si complicano i tempi d’indagine e di gestione delle informazioni.

Le informazioni raccolte in seguito alle indagini di valutazione, tutto il materiale relativo l’evento e la totalità della visibilità da esso ottenuta attraverso la comunicazione, dovranno essere raccolte nella relazione conclusiva attraverso la quale è finalmente possibile definire quali siano stati i punti di forza e i punti di debolezza dell’evento.

 

Essa rappresenta l’atto finale che dichiara la fine del progetto e che lo qualifica in base alla valutazione del raggiungimento degli obiettivi prefissati in fase di ideazione.

 

 

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