Tanti Convegni in un solo Convegno - Relazioni Pubbliche in pillole a cura di Giorgio Vizioli

Gen 23rd, 2021 | Di Redazione | Categoria: CATEGORIA B, Comunicazione


Una modalità di organizzare un Convegno che si va sempre più diffondendo consiste nell’articolazione dell’evento in una pluralità di convegni minori e contemporanei.

Se infatti, in passato, i lavori del Convegno avevano uno sviluppo univoco, con una distribuzione consequenziale delle relazioni e degli interventi, negli ultimi anni, all’estero e in Italia, il Convegno si va sempre più spesso trasformando in una kermesse articolata, il cui svolgimento avviene in più sale.

A una prima parte introduttiva e di interesse generale in seduta plenaria si fa seguire una parte centrale della manifestazione ripartita per aree tematiche, con sessioni specifiche, in modo che ognuno possa seguire gli argomenti e i temi di maggiore interesse.

È importante in questi casi il rispetto dei tempi di ciascuna relazione, ossia una perfetta sincronizzazione, per consentire ai presenti di spostarsi da una sala all’altra e dare così a ognuno la possibilità di creare il proprio percorso personale di approfondimento e informazione.

È inoltre fondamentale che sia preparato un programma chiaro, con l’evidenziazione dei macro-temi e dei vari interventi ed è anche importante, nei limiti del possibile, sapere preventivamente, almeno al momento dell’iscrizione al Convegno, quali e quanti saranno i partecipanti alle varie sessioni specializzate.

Non bisogna trascurare di registrare tutti i momenti della giornata, per permettere a chi non abbia potuto seguire una determinata relazione o tavola rotonda per la concomitanza con un’altra di pari interesse di accedere al documento audiovisivo.

In generale, i lavori si chiudono con un ritorno in plenaria, con un intervento conclusivo e in cui si tirano le somme, seguito spesso da un momento conviviale.

La gestione di un Convegno strutturato in questo modo richiede molta concentrazione da parte di chi lo organizza, con attenzione alla tempistica e all’efficienza di tutti i meccanismi e i servizi connessi, in quanto si introduce un elemento di ulteriore complessità rispetto ai Convegni tradizionali.

Negli ultimi tempi si è assistito alla declinazione dello stesso format anche in totale fruizione digitale, per cui le varie sessioni sono pre-registrate e accessibili quindi in toto agli iscritti, e questa è tutta un’altra storia.

Giorgio Vizioli
Comunicatore e Giornalista, dal 1990 titolare dell’Agenzia Studio Giorgio Vizioli & Associati di Milano (www.studiovizioli.it), ha ricevuto il Premio “Ufficio Stampa di Eccellenza 2019” del GUS (Giornalisti Uffici Stampa) Lombardia
Membro del Comitato Direttivo del ClubMC
giorgio.vizioli@studiovizioli.it
www.studiovizioli.it

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